ระบบสารสนเทศ

      ในองค์กรหนึ่ง เช่น โรงเรียนแห่งหนึ่ง มีการจัดการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย เหตุการณ์ต่าง ๆ เป็นรายวัน โดยบันทึก ข้อมูลลงแบบฟอร์มต่าง ๆ และเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม ในแต่ละเดือนหรือแต่ละภาคการศึกษาจะมีการสรุปข้อมูลเป็นสารสนเทศ เพื่อสร้างรายงาน เช่น รายงานผลการเรียนของนักเรียนในสมุดรายงานผลการเรียน การดำเนินการเช่นนี้จัดทำอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนการดำเนินการ การดำเนินงานสารสนเทศจึงเป็นระบบที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศ การจัดทำระบบสารสนเทศจะทำให้เกิดความรอบรู้ที่จะช่วยในการตัดสินใจ หรือวางแผนในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

      สารสนเทศที่ทำประจำ เป็นสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเป็นประจำ และมีการดำเนินการสม่ำเสมอ เช่น การทำรายงานสรุป จำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียน ในแต่ละวัน ทำรายงานเกี่ยวกับรายรับรายจ่ายประจำวันของโรงเรียน การทำรายงานเกี่ยวกับผู้มาติดต่อ หรือตรวจเยี่ยมโรงเรียนในแต่ละเดือน

      สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย ตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศจะมีการให้ทำรายงานส่งเพื่อการต่าง ๆ เช่น งบดุลของบริษัทที่ต้องทำขึ้น เพื่อยืนยันต่อทางราชการและใช้ในการเสียภาษี เป็นต้น

      สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ ในการดำเนินงานต่าง ๆ บางครั้งจำเป็นต้องทำรายงานข้อมูลมาช่วยสนับสนุน การตัดสินใจ เช่น รัฐต้องการสร้างเขื่อนอเนกประสงค์ จำเป็นต้องได้ข้อมูลเพื่อสนับสนุนว่าจะสร้างดีหรือไม่ จึงต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูล เพื่อสรุปรายงานขึ้นเป็นการเฉพาะ แล้วนำสารสนเทศนั้นมาพิจารณาข้อดีข้อเสีย เพื่อช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ การดำเนินงานเพื่อให้ได้สารสนเทศ เหล่านี้จึงเป็นงานเฉพาะที่จัดทำเป็นครั้งคราว เฉพาะตามโครงการหนึ่ง ๆ เท่านั้น