ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
         
           ข้อมูล (DATA)

            หมายถึง  ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล  วัตถุหรือสถานที่  ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต  การเก็บรวบรวม 
การวัด   ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อความ    ตัวเลข   ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง  ตัวอย่างข้อมูล เช่น คะแนนสอบ  ชื่อนักเรียน  เพศ  เป็นต้น

            สารสนเทศ  (INFORMATION)
             หมายถึง  ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล    ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้  ตัวอย่างของสารสนเทศ  เช่น  การนำคะแนนสอบมาตัดเกรด  เกรดที่ได้คือสารสนเทศ  ซึ่งสามารถนำไปช่วยในการตัดสินบางสิ่งบางอย่างได้  เป็นต้น  สารสนเทศที่ดีจะต้องเกิดจากข้อมูลที่ดีเช่นกัน

                                                           
             คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
                       1. มีความถูกต้อง  เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ
                       2. มีความเที่ยงตรง  แม่นยำ เชื่อถือได้
                       3. มีความเป็นปัจจุบัน  ตรงตามความต้องการของผู้ใช
                       4. มีหลักฐานอ้างอิง  เชื่อถือและตรวจสอบได้ถึงแหล่งที่มา
                       5. มีความสมบูรณ์ชัดเจน  เพื่อสำรวจได้อย่างทั่วถึง

             การประมวลผลข้อมูลไปสู่สารสนเทศ
                       ก่อนจะนำข้อมูลไปใช้จะต้องดำเนินการกับข้อมูลนั้นเสียก่อนดังนี้
                                      1. การรวบรวมข้อมูล
                                      2. การประมวลผล
                                      3. การดูแลรักษาสารสนเทศที่ได้

                        การรวบรวมข้อมูล
                             หมายถึงการรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น  และนำมาเก็บอย่างเป็นระบบ  ขั้นตอนนี้จะต้องระมัดระวังเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ดี  ตรงกับคุณสมบัติของข้อมูลที่ด  ี  ปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าจึงเก็บรวบรวมข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นมาก  เช่น การเก็บรวมรวมข้อมูลพนักงานบริษัทมีการสแกนลายนิ้วมือ  รูปร่างหน้าตา  บันทึกไว้ในฐานข้อมูล  ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไม่ซ้ำกัน  และสามารถนำมาใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

                        การประมวลผลข้อมูล  แบ่งได้ 3 ประเภท  ดังนี้
                             1.  การประมวลผลด้วยมือ  เหมาะกับข้อมูลไม่มากและไม่ซับซ้อน  เป็นวิธีที่ใช้ในอดีต  อุปกรณ์ในการคำนวณเช่น
                                  เครื่องคิดเลข  ลูกคิด  กระดาษ  การจัดเก็บโดยการเรียงเข้าแฟ้มข้อมูล
                             2.  การประมวลผลด้วยเครื่องจักร  เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง  ไม่จำเป็นต้องใช้ผลการคำนวณในทันทีทันใด
                                  เพราะต้องใช้เครื่องจักรและแรงงานคน
                             3.  การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์    เป็นวิธีที่เหมาะกับจำนวนข้อมูลมาก ๆ  มีการคำนวณที่ซับซ้อนยุ่งยาก
                                  เพราะการคำนวณกับคอมพิวเตอร์จะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว

                         การดูแลรักษาสารสนเทศ
                              เป็นขั้นตอนที่ต้องการคัดลอกข้อมูล  ถึงแม้ว่าจะใช้คอมพิวเตอร์แต่การสำเนาข้อมูลเพื่อการเก็บรักษาถือว่าเป็นสิ่ง  สำคัญและ
จำเป็นมากเนื่องจากข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะเสียหายได้โดยที่เราไม่ได้คาดคิด   การเก็บรักษาข้อมูลควรจะเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยหรือเลือกใช้สื่อบันทึกที่มี่คุณภาพไม่เสื่อมอายุง่าย ๆ

                          ชนิดของข้อมูล
                              1.  ข้อมูลตัวเลข (Numeric)   ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ ซึ่งนำไปใช้คำนวณได้  เช่น                                                
                                   ตัวเลขจำนวนเต็ม  เช่น  9,10,190,9999  เป็นต้น
                                   ทศนิยม    เช่น  2.50,100.95, 50.25  เป็นต้น
                              2.  ข้อมูลตัวอักษร (Character)  ได้แก่ ตัวอักขระ  และตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้  
                                   แต่นำไปจัดเรียงลำดับได้  เช่น  TECHNOLOGY , 870/83 (เลขที่บ้าน) , 90110 (รหัสไปรษณี)  เป็นต้น