กระบวนการวางแผน 

•   1.   ขั้นตอนในการวางแผนงาน โดยทั่วไป เขียนเป็นอักษรย่อได้   คือ 5 WH 1 ได้แก่

1.1)   What   คือ  จะทำอะไร ก็คือการจัดงานลีลาศ ระบุชื่องานเลย เช่น งานราตรีศรีนครินทร์ คืนสู่เหย้าชาว ศ.ท. เป็นต้น
1.2)   Why    คือ  ทำไม  เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดงานในแต่ละครั้งว่าทำไมถึงต้องจัด
1.3)   When  คือ  เมื่อไหร่ เป็นการกำหนดเวลาที่ควรจะจัดงานว่าควรเป็นเวลาเย็นค่ำหรือกลางวัน วันไหน เดือนไหน 
                         อันจะทำให้ผู้จัดได้คำนึงถึงปัญหาและอุปสรรคต่างและเตรียมตัวล่วงหน้าได้
                         เช่น ถ้าเป็นฤดูฝนก็อาจจะเตรียมสถานที่ในร่มไว้
1.4)  Where  คือ  ที่ไหน เป็นการระบุสถานที่จะจัดงาน ว่าจะจัดสถานที่ใดจึงจะก่อให้เกิดผลสำเร็จได้มากที่สุด 
                         ถ้าเป็นงานลีลาศแล้ว ควรคำนึงถึงสถานที่ด้วยว่าเป็นในร่มหรือกลางแจ้งด้วย ถ้าเป็นสถานที่ในร่ม 
                         ต้องคำนึงถึงการถ่ายเทอากาศ ความก้องของเสียงดนตรี และความกว้างของสถานที่และจำนวนคน

1.5)   Who    คือ  ใคร คือการระบุบุคลากร และคณะกรรมการต่างๆ ที่จะร่วมมือการจัดงานให้ได้ผลดีที่สุด การกำหนดบุคลากรนี้ 
                         จะเป็นไปตามความสามารถ ตามอำนาจหน้าที่ที่ควรรับผิดชอบของแต่ละคน ให้เหมาะสมกับชนิดของงาน
1.6)   How    คือ  อย่างไร หมายถึง การดำเนินงานจัดงานแต่ละครั้งควรจะจัดอย่างไร กิจกรรมงานลีลาศมีอย่างไร
                        ควรประกอบด้วยคณะกรรมการฝ่ายใดบ้าง เป็นการจัดรูป เค้าโครงการดำเนินงาน ว่าลักษณะการจัดงานควรมีในรูปใด
                        เช่น จะใช้วงดนตรีแบบใด ลักษณะใด ใช้ดนตรีบรรเลงกี่วง หรือจะไม่ใช้วงดนตรีเลย

•   2.   ปฏิบัติตามแผน หมายถึง การวิเคราะห์ ศึกษา ข้อมูล ข่าวสารต่างๆ ในด้านอุปกรณ์ เครื่องมือ สิ่งอำนวยความสะดวก รวมทั้งอุปสรรค และปัญหาต่างๆ

•   3.   บรรจุและจัดระเบียบหรือกำหนดขอบข่ายของอำนาจและหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารทุกคน เป็นการกำหนดหน้าที่ของหน่วยงานของแต่ละหน่วย ระบุอำนาจหน้าที่ของการทำงานแต่ละฝ่ายให้ชัดเจนพร้อมทั้งกำหนดวิธีติดต่องานของแต่ละฝ่าย การระบุและการกำหนดอำนาจหน้าที่ของกรรมการดำเนินงานแต่ละฝ่ายว่าตนจะต้องทำหน้าที่อะไรจะทำให้ผู้ดำเนินงาน  ทุกคนเข้าใจกัน มีความเต็มใจทำงานร่วมกัน ร่วมมือปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางไว้ เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ
          การกำหนดหน้าที่ของแต่ละฝ่ายนั้น ควรให้กรรมการทุกคนได้มีโอกาสได้รับผิดชอบงานมากที่สุด และมีโอกาสวางแผนได้เท่าเทียมกัน โดยทั่วไปหน่วยงานแต่ละฝ่ายในการจัดงานลีลาศมักจะประกอบด้วย ฝ่ายสถานที่ ฝ่ายแสงเสียง ฝ่ายอาหารเครื่องดื่ม ฝ่ายจัดหาการแสดงและวงดนตรี ฝ่ายการเงิน ฝ่ายประสานงาน ฝ่ายประชาสัมพันธ์ (รวมทั้งการจำหน่ายบัตร) ฝ่ายเลขานุการ ฝ่ายสวัสดิการ

• 4.   การมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้ผู้อื่นรับงานเป็นส่วนๆ ไป
          การมอบหมายงานให้กรรมการที่ร่วมดำเนินการจัดงานรับงานเป็นส่วนๆ ไปตามอำนาจหน้าที่ของตนนั้น ผู้นำ หรือผู้บริหารงาน ควรจะมีวิธีการออกคำสั่งหรือสั่งการ โดยการใช้อิทธิพลหรือการจูงใจ ให้ผู้ร่วมทำงาน โดยผู้บริหารต้องเน้นความสำคัญของตัวบุคคลที่จะทำงานในแต่ละฝ่าย เพื่อให้ผู้รับงานเกิดความภูมิใจ และควรให้คำแนะนำและคำปรึกษาที่มีประโยชน์แก่ผู้รับงานไปปฏิบัติ การมอบหมายงานนั้นจะทำให้ผู้ร่วมทำงานนั้นทราบว่าเขาจะต้องทำอะไรบ้าง

• 5.  ควบคุมดูแลการปฏิบัติงานตามที่ได้รับหมอบหมายให้ดำเนินไปด้วยดี เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานทุกระยะว่างานก้าวหน้าไปเพียงใด เกิดปัญหา และอุปสรรคอย่างไร เพื่อหาทางแก้ไขต่อไปทุกระยะ หากมีสิ่งใดบกพร่อง ควรช่วยเหลือแนะนำให้แก้ไขเสียใหม่

• 6.  ปฏิบัติการทุกอย่างที่จำเป็น เพื่อเป็นการรักษาปริมาณ และคุณภาพของงานให้อยู่ในสภาพที่ดีเสมอ

• 7.  จัดให้มีการติดต่อสัมพันธ์กันทุกหน่วยงานและทุกหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกันโดยมีผู้ประสานงานการจัดให้มีการติดต่อสัมพันธ์กันทุกฝ่ายที่ปฏิบัติงาน มีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานร่วมกันภายในหน่วยงานทุกชนิด การประสานงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่เป็นกระบวนการในการเชื่อมสัมพันธ์ระหว่างบุคคล วัสดุ และทรัพยากรอื่นๆ เพื่อให้การปฏิบัติงานบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ผู้ประสานงานที่ดีต้องมีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับ กฎหมายท้องถิ่น กฎระเบียบ แบบแผน ขนบธรรมเนียมประเพณีท้องถิ่นและหน่วยงาน บทบาทหน้าที่เฉพาะตำแหน่งของตำแหน่งต่างๆ วิธีการดำเนินการเป็นหมู่คณะและมีความรู้เกี่ยวกับการจัดงานลีลาศ และกลไกทำงานเกี่ยวกับงานลีลาศ

• 8.  บำรุงขวัญ กระตุ้น และให้กำลังใจแก่ผู้ร่วมงาน หรือเจ้าหน้าที่ทุกฝ่ายให้ทำงาน     อย่างเข้มแข็ง และมีประสิทธิภาพ

• 9.  ประเมิณผลงานโดยเปรียบเทียบกับความมุ่งหมาย         และวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้แก่กัน
                  การประเมินผลงานนั้นควรมีการประเมินผลเป็นระยะต่อเนื่องกันไป  วัตถุประสงค์หลักของการประเมินผลงานก็เพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย  ดังนั้นในการประเมินผลงานจึงต้องเอาวัตถุประสงค์ของการจัดงานมาเป็นบรรทัดฐานในการที่จะประเมินผล เมื่อจัดงานลีลาศครั้งหนึ่งครั้งใดลงไป คณะกรรมการจัดงานต้องจัดการประเมินผล เนื้อหาข้อมูล หาสถิติ และหาข้อดี ข้อเสีย ของการปฏิบัติงาน และการดำเนินงาน รวมทั้งข้อปลีกย่อยต่างๆ ในการจัดกิจกรรมในการประเมินผล ทุกคนที่ส่วนเข้าร่วมในการวางแผนการปฏิบัติงาน และผู้เข้าร่วมกิจกรรม ควรจะได้มีส่วนร่วมในการประเมินผลด้วย การประเมินผลอาจจะเป็นรายบุคคลหรือรายกลุ่มก็ได้ จุดประสงค์หลักในการประเมินผลก็เพื่อจะพัฒนาความเป็นผู้นำ และการดำเนินการต่างๆ เพื่อปรับปรุงการจัดงานลีลาศครั้งต่อไปให้ดีขึ้น
                  จึงขอแสดงแบบฟอร์มในการประเมินผลไว้เป็นตัวอย่างแบบหนึ่ง ซึ่งผู้ดำเนินการ     จัดงานลีลาศอาจจะนำไปประยุกต์ใช้ดัดแปลงให้เหมาะสมกับกิจจกรรมในครั้งต่อไปได้

แบบประเมินผลการจัดงาน

สถานที่จัดงาน……………………………….วันที่………………………เวลา…………………….

ชื่อ……………………………………………………………………………………………

ชื่อ………………………………………………………………………… ประธานกรรมการ     

ชื่อ…………………………………………………………………………. คณะกรรมการ

 10.    พิจารณางานในอนาคตพร้อมเตรียมลู่ทาง ตลอดจนเครื่องไม้เครื่องมือ สำหรับการจัดงานลีลาศครั้งต่อไป

BACK