ประเภทของข้อมูลและการจัดการเกี่ยวกับข้อมูล
ประเภทของข้อมูล แบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
- ค่าคงที่ (Constant) เป็นข้อมูลคงที่ไม่เปลี่ยนแปลง ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร
เวลา วันที่ ข้อมูลทางตรรกศาสตร์ หรือข้อความที่แสดงความผิดพลาดต่าง ๆ
ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ - สูตรในการคำนวณ (Formula) เป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณต่าง ๆ เพื่อหา
ผลลัพธ์จากการคำนวณนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นสูตรหรือฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ สูตรการคำนวณที่ผู้ใช้เขียนหรือกำหนดขึ้นเอง
ชนิดของข้อมูล
ข้อมูลที่ใช้ในการป้อนลงเซลล์แต่ละเซลล์ นอกจากจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ แล้ว
ยังสามารถแบ่งออกเป็นชนิดย่อย ๆ หลายชนิด ได้แก่
- ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Number) เป็นตัวเลขตั้งแต่ 0-9, +, -, (,), /, $, %, E, e โดย
ค่าตัวเลขที่ป้อนนี้สามารถนำไปทำการคำนวณ หรือแสดงเป็นข้อมูลส่วนหนึ่งก็ได้ - ข้อความ (Text) เป็นข้อมูลที่เป็นตัวอักษรหรือตัวอักขระต่าง ๆ ได้แก่ a-z, A-Z, ก-ฮ
และสัญลักษณ์พิเศษต่าง ๆ ที่สามารถนำไปประกอบกันเป็นคำ วลี ประโยค หรือเป็น
ข้อความ ไม่สามารถนำข้อความที่ป้อนนี้ไปทำการคำนวณใด ๆ ได้ - วันที่ (Date) เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวเลขผสมตัวอักษร เป็นข้อมูลที่ป้อนเพื่อใช้
แสดงวันที่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ได้แก่ 1/5/99, 25-Jan-99< 02/12, 05/99
เป็นต้น - เวลา (Time) เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวเลขผสมตัวอักษร เป็นข้อมูลที่ป้อนเพื่อใช้
แสดงเวลาในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ได้แก่ 2:14:00 AM, 12:55, 19:27:44,
3:19 PM เป็นต้น - สูตรในการคำนวณ (Formula) เป็นข้อมูลที่นำเอาค่าของเซลล์ต่าง ๆ ที่เป็นตัวเลข
มาทำการคำนวณ แล้วสั่งให้แสดงผลลัพธ์จากการคำนวณนั้นออกมา - ฟังก์ชั่น (Function) เป็นข้อมูลที่เป็นรูปแบบเฉพาะของการสั่งให้ทำงาน หรือการคำนวณอย่างใดอย่างหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นการหาผลรวม (SUM) หรือค่าเฉลี่ย (AVERAGE) เป็นต้น
- ค่าทางตรรกศาสตร์ (Logical Value) เป็นข้อมูลที่ได้มาจากฟังก์ชั่นการทำงานบางฟังก์ชั่น โดยค่าทางตรรกศาสตร์นี้จะไม่อยู่ด้วยกัน 2 ค่า คือ ค่าที่เป็นจริง (True) และค่าที่เป็นเท็จ (False)
- ค่าแสดงความผิดพลาดต่าง ๆ (Error Value) ถ้าหากเป็นการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำงานเกี่ยวกับสูตรหรือฟังก์ชั่นที่กำหนดแล้วอาจจะเกิดข้อผิดพลาดต่าง ๆ จากการ
ใช้งาน โดยข้อผิดพลาดนี้จะมีรหัสที่ใช้อยู่ ข้อมูลที่ได้มาจากฟังก์ชั่นการทำงานบางฟังก์ชั่นได้แก่
#DIV/0 | Error นี้จะเกิดขึ้นเมื่อทำการหาร แล้วตัวหารมีค่าเป็น 0 | ||
#N/A | Error นี้ย่อมาจาก Not Available ซึ่งจะเกิดขึ้นจากการคำนวณหรือ เซลล์ ที่ไม่มีค่าหรือมีค่าที่ไม่ใช่ตัวเลขซึ่งไม่สามารถนำไปใช้ในการคำนวณได้ |
||
#NAME! | Error นี้เกิดจากการอ้างชื่อของเซลล์ผิด หรือยังไม่ได้มีการกำหนดชื่อที่ อ้างอิง หรือการพิมพ์ของฟังก์ชั่นผิด |
||
#NULL! | Error นี้เกิดขึ้นจากการกำหนดขอบเขตของข้อมูลผิดพลาด โดยอาจจะใช้สัญลักษณ์ในการกำหนดผิด | ||
#NUM! | Error นี้เกิดขึ้นเนื่องจากมีข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบฟังก์ชันผิด หรือผลลัพธ์กับความกว้างของ เซลล์ ไม่เหมาะสมกัน | ||
#REF! | Error นี้เกิดขึ้นเนื่องจากกำหนดเงื่อนไขผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นชนิดหรือรูปแบบของฟังก์ชันที่ใช้งานก็ตาม | ||
#VALUE! | Error นี้เกิดขึ้นจากการกำหนดเงื่อนไขผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นชนิดหรือรูปแบบของฟังก์ชันที่ใช้งานก็ตาม |
การจัดเกี่ยวกับข้อมูล
- การป้อนข้อมูล
1. เลื่อน Cell Pointer ไปที่เซลล์ที่ต้องการและพิมพ์ข้อมูล
2. กด Enter หรือคลิกเมาส์หรือเลื่อน Active Cell ไปที่เซลล์อื่น
- การเลือกข้อมูล
1. ถ้าต้องการเลือกทั้งแถว ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่หมายเลขกำกับแถว
2. ถ้าต้องการทั้งคอลัมน์ ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่อักษรกำกับคอลัมน์
3. ถ้าต้องการขอบเขตของข้อมูลเพียงบางส่วน ให้ลากเมาส์ให้คลุมเฉพาะส่วนที่ต้องการ
- การลบข้อมูล
1. เลื่อน Active Cell ไปที่เซลล์ต้องการจะลบ
2. เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เมนู Edit เลือกคำสั่ง Clear
หน้าจอจะปรากฏคำสั่งย่อย และมีรายละเอียด ดังนี้
ลำดับ | ชื่อภาษาอังกฤษคำสั่งย่อย | คำแปล |
1 | All | ลบทั้งหมด |
2 | Formats | ลบเฉพาะรูปแบบ |
3 | Contents Del | ลบเนื้อหา |
4 | Comments | ลบข้อคิดเห็น |
3. เลือกคำสั่งย่อยที่ต้องการ
- การแก้ไขข้อมูล
กรณีที่ 1 การแก้ไขข้อมูลในระหว่างพิมพ์ ให้กดปุ่ม Backspace หรือ ปุ่ม Delete เพื่อลบหรือกดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิกข้อมูล
กรณีที่ 2 การแก้ไขข้อมูลลังจากพิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้ว อาจลบข้อมูลเก่าออกหรือพิมพ์ข้อมูลใหม่ทับข้อมูลเก่าก็ได้ แต่ในกรณีที่ข้อมูลมีความยาวมากหรืออาจเป็นสูตรให้กดปุ่ม F2 และแก้ไขตามต้องการหรือเลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ Formula Bar - การย้ายข้อมูล
วิธีที่ 1- เลือกข้อมูลที่ต้องการจะย้ายและคลิกที่เมนู Edit
- เลือกคำสั่ง Cut
- เลื่อน Active Cell ไปที่เซลล์ที่ต้องการนำข้อมูล
ไปไว้และคลิกที่เมนู Edit - เลือกคำสั่ง Paste
วิธีที่ 2
- เลือกข้อมูลที่ต้องการจะย้ายและเลื่อนเมาส์ไปชี้ที่กรอบของ Active Cell รอจนตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศร
- กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้และเลื่อนไปที่ตำแหน่ง
ที่ต้องการจะย้ายข้อมูลไปและปล่อยเมาส์
วิธีที่ 3
- เลือกข้อมูลที่ต้องการจะย้ายและคลิกที่ไอคอน Cut
- เลื่อน Active Cell ไปที่เซลล์ที่ต้องการนำข้อมูล
ไปไว้และคลิกที่ไอคอน Paste
วิธีที่ 4
- เลือกข้อมูลที่ต้องการจะย้ายและกดปุ่ม Ctrl + x
- เลื่อน Active Cell ไปที่เซลล์ที่ต้องการนำข้อมูล
ไปไว้และกดปุ่ม Ctrl + v
- การคัดลอกข้อมูล
1. เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์หรือลากเมาส์ให้คลุมเซลล์ตันฉบับและคลิกที่ไอคอน Copy
2. เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์ตำแหน่งที่ต้องการจะทำสำเนาและคลิกที่ไอคอน Paste