ทำความเข้าใจกับข้อมูลพื้นฐานของ Access
        ฐานข้อมูล คือ ข้อมูลกลุ่มหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่องหรือจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น การติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า หรือการเก็บรักษาคอลเลกชันเพลงที่สะสมไว้ เป็นต้น ถ้าคุณไม่ได้เก็บฐานข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์หรือถ้าเก็บไว้เพียงบางส่วน คุณอาจกำลังติดตามข้อมูลจากหลายแหล่ง ซึ่งคุณจำเป็นต้องประสานงานหรือจัดระเบียบด้วยตนเอง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเก็บหมายเลขโทรศัพท์ของซัพพลายเออร์ไว้ตามที่ต่างๆ ดังนี้ ในแฟ้มการ์ดที่มีหมายเลขโทรศัพท์ของซัพพลายเออร์ ในแฟ้มข้อมูลผลิตภัณฑ์ซึ่งอยู่ในตู้เก็บแฟ้ม และในกระดาษคำนวณที่มีข้อมูลการสั่งซื้อ หากหมายเลขโทรศัพท์ของซัพพลายเออร์เปลี่ยนแปลงไป คุณอาจต้องปรับปรุงข้อมูลที่เก็บไว้ในที่ต่างๆ ทั้งสามแห่ง แต่สำหรับในฐานข้อมูล Access ที่ได้รับการออกแบบมาเป็นอย่างดี หมายเลขโทรศัพท์จะได้รับการเก็บไว้พร้อมกัน คุณจึงปรับปรุงข้อมูลดังกล่าวได้ในที่เดียว ดังนั้น เมื่อคุณปรับปรุงหมายเลขโทรศัพท์ของซัพพลายเออร์ หมายเลขโทรศัพท์ก็จะได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติไม่ว่าคุณจะใช้ในฐานข้อมูลที่ใดก็ตาม

แฟ้มฐานข้อมูล Access
คุณสามารถใช้ Access จัดการข้อมูลทั้งหมดของคุณในแฟ้มเดียวได้ ในแฟ้มฐานข้อมูล Access คุณสามารถใช้

ตารางเพื่อเก็บข้อมูลของคุณ
แบบสอบถามเพื่อค้นหาและเรียกใช้เฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ
ฟอร์มเพื่อดู เพิ่ม และปรับปรุงข้อมูลในตาราง
รายงานเพื่อวิเคราะห์หรือพิมพ์ข้อมูลในเค้าโครงที่กำหนดไว้

<!--pagebreak-->

การเก็บข้อมูลพร้อมกันในตารางเดียว แต่สามารถดูข้อมูลได้จากตำแหน่งที่ตั้งหลายแห่ง เมื่อคุณปรับปรุงข้อมูล ข้อมูลจะได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติไม่ว่าจะปรากฏในที่ใด
 การเรียกใช้ข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม
 การดูหรือการป้อนข้อมูลโดยใช้ฟอร์ม
 การแสดงหรือการพิมพ์ข้อมูลโดยใช้รายงาน
รายการทั้งหมดเหล่านี้  ที่อยู่ในตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงาน  คือ วัตถุฐานข้อมูล (วัตถุฐานข้อมูล: ฐานข้อมูล Access จะมีวัตถุต่างๆ เช่น ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน เพจ แมโคร และโมดูล ส่วนโครงการ Microsoft Access จะมีวัตถุต่างๆ เช่น ฟอร์ม รายงาน เพจ แมโคร และโมดูล)