การประมวลผลข้อมูลไปสู่สารสนเทศ

จะต้องดำเนินการกับข้อมูลเสียก่อนจากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผลและขั้นตอนสุดท้ายจึงเป็นการดูแลรักษาสารสนเทศที่ได

การรวบรวมข้อมูล

ในขั้นตอนนี้หมายถึงการรวบรวมข้อมูลตั้งแต่เบื้องต้น แล้วนำข้อมูลที่ได้มาจัดเก็บอย่างมีระบบ ซึ่งในขั้นตอนนี้จะต้องมีความ
ระมัดระวังเป็นอย่างมากเพื่อให้ได้ข้อมูลตรงกับคุณสมบัติของข้อมูลที่ดีนั่นเอง แต่ในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความเจริญก้าวหน้ามาก
ทำให้การเก็บรวบรวมข้อมูลมีความสะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้น ตัวอย่าง เช่น การรวบรวมข้อมูลของพนักงานในบริษัท ในปัจจุบัน
ก็มีเทคโนโลยีในการสแกน ลายนิ้วมือ รูปร่างหน้าตา เข้าเก็บยังฐานข้อมูล ทำให้การเก็บรวบรวมข้อมูลของพนักงานสะดวกขึ้นมาก
เพราะหากจะใช้พนักงานป้อนชื้อลงเครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนแต่ก่อนซึ่งในบางบริษัทนั้นเป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็อาจเกิดข้อผิดพลาดขึ้น
ได้ง่าย อย่างเช่น พนักงานอาจมีชื่อซ้ำกันหรือป้อนข้อมูลซ้ำกันทำให้ข้อมูลซ้ำซ้อน เป็นต้น ในขั้นตอนนี้การเก็บรวบรวมข้อมูล
จะต้องจัดเก็บอย่างมีระบบโดยที่อาจจะแบ่งกลุ่มหรือจัดเรียงตามวิธีที่เหมาะสมและสะดวกในการเรียกใช้

การประมวลผล แบ่ง 3 ประเภท ได้แก่

1. การประมวลผลด้วยมือ

วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนไม่มากและไม่ซับซ้อน และเป็นวิธีที่ใช้มาแต่อดีต อุปกรณ์การคำนวณก็เช่น เครื่องคิดเลข ลูกคิด
กระดาษ เมื่อคำนวณเรียบร้อยแล้วก็อาจจะมีการจัดเก็บโดยเรียงเข้าแฟ้ม

2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักร

วิธีนี้เหมาะกับจำนวนปานกลาง และไม่จำเป็นต้องใช้ผลจากการคำนวณในทันทีทันใด เพราะต้องใช้เครื่องจักร และรงงานคน

3. การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์

วิธีนี้เหมาะกับงานที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้แรงงานคนได้และงานมีการคำนวนที่ยุ่งยากซับซ้อน เพราะการคำนวณด้วย
เครื่องคอมพิวเตอร์จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง แม่ยำ และรวดเร็ว ทีสำคัญการใช้คอมพิวเตอร์ในการคำนวณ จะเหมาะสำหรับงานที่มี
ขั้นตอนซ้ำๆหรือเหมือนเดิม

4. การดูแลรักษา

ในขั้นตอนนี้จะต้องมีการสำเนาข้อมูล แม้ว่าจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรักษาข้อมูลแต่การทำสำเนาข้อมูลก็ถือว่าเป็นสิ่งจำเป็น
เพราะข้อมูลที่จัดเก็บไว้อาจเสียหายโดยไม่คาดคิดการรักษาข้อมูลควรเก็บรักษาไว้ในสถานที่ปลอดภัยหรือเลือกใช้สื่อบันทึกที่มีคุณภาพ
ไม่เสื่อมอายุง่ายๆ

ที่มา : http://www.school.net.th/library/create-web/10000/generality/10000-2302/pic2.gif