การสั่งพิมพ์งาน

เมื่อทำการจัดเตรียม ตกแต่ง เอกสารเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การพิมพ์เอกสารที่ได้จัดเตรียม ออกทางเครื่องพิมพ์ เพื่อลงในกระดาษ แผ่นใส

 ข้อแนะนำในการสั่งพิมพ์เอกสาร

 ควรเลือกประเภทเครื่องพิมพ์ ก่อนเตรียมเอกสาร (ติดตั้งเครื่องพิมพ์ผ่านระบบ Microsoft Windows ก่อน)

ในกรณีที่ลืมเลือกเครื่องพิมพ์ก่อนการเตรียมเอกสาร และมาทำการเลือก ภายหลัง ควรเข้าสู่โหมด Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ทุกครั้ง

เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารไปแล้ว ให้จัดเก็บแฟ้มเอกสารอีกครั้ง เพื่อไฟล์เอกสารจะได้จำค่าติดตั้งในการพิมพ์ ไม่ต้องเสียเวลามากำหนดค่าติดตั้งการพิมพ์ใหม่

การเตรียมงานก่อนสั่งพิมพ์

เลือกคำสั่ง File, Print Preview หรือ Click เมาส์ที่ไอคอน

ปรากฏจอภาพเอกสารก่อนพิมพ์

• ตรวจสอบลักษณะการวางหน้ากระดาษ ลักษณะข้อความ และ ความถูกต้องของเอกสาร
• Click เมาส์ที่ไอคอนต่อไปนี้ เพื่อทำงานตามต้องการ

ต้องการกลับไปแก้ไข

แก้ไขเอกสารในสภาวะมุมมองนี้

สั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมด

ดูเอกสาร 1 หน้ากระดาษต่อ 1 จอภาพ

ดูเอกสารหลายหน้ากระดาษต่อ 1 จอภาพ

กำหนดเปอร์เซ็นต์ในการแสดงผล

{No pic}แสดง หรือไม่ให้แสดง Ruler Line

กรณีที่เอกสารเกินหน้าไปไม่กี่บรรทัด สามารถ Click ที่ไอคอนนี้ เพื่อช่วยจัด ให้เอกสารทั้งหมดมาอยู่รวมกันใน หน้าเดียวกัน โดยโปรแกรมจะทำ การปรับขนาดตัวอักษร ระยะระหว่าง บรรทัด ให้โดยอัตโนมัติ

 เข้าสู่การทำงานแบบเต็มจอภาพ (Full Screen)

เมื่อคลิกปุ่ม  สั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมด หรือเลือกเมนูคำสั่ง File, Print จะปรากฏ Dialog Box ดังนี้

• เลือกข้อกำหนดที่ต้องการ

Print What : เลือกสิ่งที่ต้องการสั่งพิมพ์ อาจจะเป็น

- Document ไฟล์เอกสาร

- Summary Info รายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์

- Annotations คำอธิบายประกอบข้อมูล

- Styles รูปแบบเอกสาร

- Auto Text Entries รายการข้อมูลของคำสั่ง Auto Text

- Key Assignments รายการข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดคีย์

-Copies : จำนวนชุดที่ต้องการสั่งพิมพ์

-Page Range : ช่วงในการสั่งพิมพ์ ได้แก่

- All สั่งพิมพ์ทุกหน้าของเอกสาร

- Current Page สั่งพิมพ์เฉพาะหน้าที่ Cursor อยู่

- Pages สั่งพิมพ์หน้าที่ระบุ โดยสามารถระบุได้ดังนี้

หน้าที่ 1 - 5 ให้ระบุ 1 - 5

หน้า 1, 3 และ 8 ให้ระบุ 1,3,8

หน้า 1, 3 และ 8 - 10 ให้ระบุ 1,3,8-10

Print หน้าเอกสารในช่วงที่จะพิมพ์ ได้แก่

- All Page in Ranges ทุกหน้าในช่วงที่ระบุ

- Odd Pages เฉพาะเอกสารหน้าคี่

- Even Pages เฉพาะเอกสารหน้าคู่

Print to File สั่งพิมพ์เอกสารเก็บไว้ในไฟล์ ในกรณีที่ไม่มีเครื่องพิมพ์ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ และสั่งพิมพ์เอกสารโดยกดปุ่ม OK ก็จะเข้าสู่จอภาพการจัดเก็บเอกสาร (Save As Dialog Box) เพื่อให้ผู้ใช้กำหนดชื่อแฟ้มเอกสารที่ต้องการนำผล จากการสั่งพิมพ์ไปเก็บไว้

Collate Copies ใช้รูปแบบเรียงเอกสารต่อเนื่องในชุดเดียวกันหรือไม่ (ตัวอย่าง มีเอกสาร 5 แผ่น สั่งพิมพ์ 2 ชุด ต้องการให้ พิมพ์เอกสารหน้าที่ 1 - 5 ชุดที่ 1 แล้วพิมพ์หน้า 1 -5 ชุดที่ 2 หรือต้องการให้พิมพ์เอกสารหน้าที่ 1 จำนวน 2 ชุด แล้วจึงจะพิมพ์หน้าที่ 2 จำนวน 2 ชุด จนครบหน้าที่ 5 จำนวน 2 ชุด)

• เลือกปุ่ม OK เพื่อสั่งพิมพ์เอกสาร
• หรือปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการสั่งพิมพ์เอกสาร